Informačné memorandum pre zamestnancov

Spoločnosť POINFO SK, s.r.o., so sídlom Mlynské Nivy 49/II. 16920, Bratislava 821 09, IČO: 54 802 083, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka číslo: 163009/B (ďalej aj ako „Spoločnosť“ alebo „prevádzkovateľ“) Vám týmto oznamuje, že ako prevádzkovateľ v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „Nariadenie“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „Zákon“) v rámci zmluvného vzťahu so zamestnancami

spracováva alebo môže v budúcnosti spracovávať rôzne Vaše osobné údaje.

Táto informačná povinnosť sa okrem zamestnancov primerane vzťahuje aj na uchádzačov o zamestnanie a bývalých zamestnancov, ako aj na ďalšie osoby, na ktoré si zamestnanec uplatní nezdaniteľnú časť základu dane.

1. Na aké účely sa spracúvajú Vaše osobné údaje?

a) Plnenie povinnosti vyplývajúcej zo zákona:

Spoločnosť je na základe zákona:

- č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce
- č. 461/2003 Z.z. o sociálnom poistení
- č. 580/2004 Z.z. o zdravotnom poistení
- č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmu
- č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve
a prípadne ďalších,

povinná spracovávať Vaše osobné údaje, a to identifikačné údaje (najmä meno, priezvisko, rodné priezvisko, titul, stav, národnosť, štátna príslušnosť, rodné číslo, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu), údaje týkajúce sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a daňovej povinnosti a podrobnosti o pracovnom pomere (druh práce, miesto výkonu, rozsah dovolenky atď.).

Spoločnosť je v zmysle zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmu oprávnená spracúvať aj osobné údaje osoby, na ktorú si zamestnanec uplatní nezdaniteľnú časť základu dane, a to v rozsahu meno, priezvisko a rodné číslo.

Tieto osobné údaje sa archivujú po dobu trvania zmluvného vzťahu s Vami a následne po dobu trvania premlčania nárokov z tohto vzťahu vyplývajúcich, ak právne predpisy neustanovujú dlhšiu archivačnú lehotu, najmenej však po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.

b) Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na Vašu žiadosť:

Z titulu vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy (pracovná zmluva alebo dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru) medzi Vami a Spoločnosťou spracúva Spoločnosť Vaše osobné údaje na účely realizácie zmluvného vzťahu. V tejto súvislosti sú spracúvané Vaše identifikačné a kontaktné údaje (vrátane telefónneho čísla, emailovej adresy, bankového spojenia, čísla dokladu totožnosti, atď.), údaje týkajúce sa vzdelania a predchádzajúceho zamestnania (životopis, doklad o najvyššom dosiahnutom vzdelaní atď.).

Tieto osobné údaje sa archivujú po dobu trvania zmluvného vzťahu s Vami a následne po dobu trvania premlčania nárokov z tohto vzťahu vyplývajúcich, ak právne predpisy neustanovuje dlhšiu archivačnú lehotu, najmenej však po dobu 5 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.

c) Oprávnené záujmy prevádzkovateľa:

Z titulu oprávnených záujmov Spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje na účely:

- náboru nových zamestnancov, z tohto titulu spracúva Spoločnosť osobné údaje v rozsahu údajov uvedených v zaslaných životopisoch a motivačných listoch (identifikačné a kontaktné údaje, údaje o vzdelaní a predchádzajúcich pracovných skúsenostiach). Tieto údaje v prípade neúspešných kandidátov Spoločnosť spracúva najdlhšie po dobu jedného mesiaca od ukončenia výberového konania pre prípad, že by sa otvorila iná vhodná pozícia pre neúspešného kandidáta.

- evidencie prideleného majetku, Spoločnosť spracúva údaje aj za účelom evidencie pridelených technických prostriedkoch (mobilných telefónov, notebookov, služobných automobilov atď.).

- zaistenia vnútornej a vonkajšej elektronickej komunikácie, Spoločnosť zamestnancom zriadila schránku elektronickej pošty. Táto schránka slúži výlučne pre pracovné účely. V prípade, že zamestnanec takúto schránku využije na súkromné účely, je si vedomý skutočnosti, že na všetky takéto e-maily bude nahliadané akoby boli pracovné.

- organizačné zabezpečenie školení a iných akcií organizovaných Spoločnosťou.

- predchádzania budúcim právnym sporom a ochrany a domáhania sa práv Spoločnosti.

- zaisteniu bezpečnosti, na účely zaistenia bezpečnosti informačných systémov Spoločnosti sú spracúvané aj tzv. logy, ktoré predstavujú denník transakcií a operácií vykonaných zamestnancom z pracovných technických zariadení, vrátane údajov o pohyboch zamestnanca na internete.

- identifikácie zamestnancov a prezentácie Spoločnosti. Na tento účel môže byť spracúvaná aj fotografia zamestnanca. 

V tejto súvislosti sú spracúvané identifikačné, kontaktné údaje, údaje o pridelených technických prostriedkoch, fotografia, elektronická komunikácia a logy.

Titulom oprávneného záujmu sa Vaše osobné údaje spracúvajú po dobu premlčania nárokov vyplývajúcich z právneho vzťahu so Spoločnosťou.

2. Aké máte práva pri spracovaní Vašich osobných údajov?

Pokiaľ ide o Vaše osobné údaje, máte nasledujúce práva:

a) Právo na prístup – môžete prevádzkovateľa požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré o Vás spracováva. Prevádzkovateľ poskytne aj kópiu spracovávaných osobných údajov.

b) Právo na opravu – môžete prevádzkovateľa požiadať o opravu nepresných alebo nekompletných osobných údajov, ktoré o Vás spracováva.

c) Právo na výmaz – môžete prevádzkovateľa požiadať, aby vymazal Vaše osobné údaje, ak dôjde k niektorej z nasledujúcich situácií:

- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované;

- odvolali ste súhlas, na ktorého základe boli Vaše osobné údaje spracované, a neexistuje žiaden ďalší právny dôvod na ich spracovanie;

- vzniesli ste námietku proti tomu byť predmetom rozhodovania založeného na automatizovanom spracovaní Vašich osobných údajov a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody na takéto ich spracovanie alebo ste vzniesli námietky proti spracovaniu Vašich osobných údajov na účely priameho marketingu; 

- Vaše osobné údaje boli spracované protiprávne; 

- Vaše osobné údaje musia byť vymazané k splneniu právnej povinnosti stanovenej v práve Únie alebo v práve SR; 

- Vaše osobné údaje boli zhromaždené v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti.

d) Právo na obmedzenie spracovania – môžete prevádzkovateľa požiadať, aby obmedzil spracovanie Vašich osobných údajov, ak dôjde k niektorej z nasledujúcich situácií:

- popreli ste presnosť osobných údajov, a to na dobu potrebnú k tomu, aby prevádzkovateľ mohol presnosť osobných údajov overiť;

- spracovanie Vašich osobných údajov je protiprávne, ale odmietate výmaz týchto údajov a namiesto toho žiadate o obmedzenie ich použitia;

- prevádzkovateľ už osobné údaje nepotrebuje na účely spracovania, ale Vy ich požadujete na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov; 

- vzniesli ste námietku proti spracovaniu Vašich osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 Nariadenia, dokiaľ nebude overené, či oprávnené dôvody prevádzkovateľa prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi.

e) Právo na prenositeľnosť údajov – v prípadoch predpokladaných Nariadením máte právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, a ktoré ste poskytli prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte s tým, že týmto právom nesmú byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb.

f) Právo na odvolanie súhlasu – ak je spracovanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo Váš súhlas so spracovaním osobných údajov na účel, na ktorý ste dali súhlas, kedykoľvek odvolať.

g) Právo vzniesť námietku – môžete kedykoľvek vzniesť námietku proti spracovaniu Vašich osobných údajov u prevádzkovateľa na účely priameho marketingu vykonávaného na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa.

h) Právo podať sťažnosť – máte právo podať sťažnosť u dozorujúceho orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.uoou.sk.

Žiadosť na uplatnenie si práv dotknutej osoby musí obsahovať Váš úradne overený podpis, alebo iné dostatočné preukázanie Vašej totožnosti (kontaktovanie prostredníctvom emailovej adresy zriadenej Spoločnosťou), príp. môže byť zaslaná prostredníctvom elektronickej schránky.

3. Z akých zdrojov pochádzajú Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracovávané Spoločnosťou na účely popísané vyššie ste nám poskytli Vy, napr. v súvislosti s uzatvorením zmluvy alebo ste nám ich oznámili v priebehu trvania zmluvného vzťahu. Osobné údaje môžeme spracovávať aj zo zdrojov, ktorými sú orgány verejnej moci (napr. prípadné Voči Vám vedené exekúcie) v súlade s platnými právnymi predpismi.

4. Kto je príjemcom Vašich osobných údajov?

Vaše osobné údaje poskytujeme v odôvodnených prípadoch a iba v nevyhnutnom rozsahu týmto kategóriám príjemcov:

- orgánom verejnej moci, ak tak ustanovuje zákon

- dodávateľom Spoločnosti, ak je to nevyhnutné pre poskytnutie služby (napr. externé účtovníctvo, IT služby, advokátske kancelárie atď.)

- iným spoločnostiam patriacim do skupiny Swiss Life 

- iným subjektom, v prípadoch, kedy nám poskytnutie Vašich údajov ukladajú právne predpisy, alebo ak je to nutné na ochranu oprávnených záujmov Spoločnosti, Spolupracujúcich obchodníkov alebo tretích osôb (napr. NBS, súdom, Polícií SR a pod.).

5. Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

Spoločnosť môžete v súvislosti s ochranou osobných údajov kontaktovať, elektronicky na emailovej adrese
poinfosk.oou@swisslifeselect.sk alebo poštou na adrese: POINFO SK, s.r.o., so sídlom Mlynské Nivy 49/II. 16920, Bratislava 821 09. Na uvedené kontakty sa môžete obrátiť aj v prípade akýchkoľvek nejasností alebo v prípade nespokojnosti s akýmkoľvek aspektom spracúvania Vašich osobných údajov.